Kilkanaście zakładek w arkuszach Excela, papierowe CMR-y wożone w teczce kierowcy, dane przepisywane ręcznie z PDF-ów… Brzmi znajomo? Wiele firm logistycznych nadal tak pracuje. Tyle że to za mało dla klientów i kontrahentów, którzy oczekują błyskawicznej komunikacji i szybkiego, bezbłędnego przebiegu procesu. Rozwiązanie? Elektroniczna wymiana danych w logistyce. Dowiedz się, jak ją wdrożyć i co zyskasz.
Spis treści
Gdzie firmy logistyczne tracą najwięcej czasu i pieniędzy?
Największe straty firmy logistyczne generują w obszarze, którego nie widać na pierwszy rzut oka – w komunikacji. Zlecenia transportowe przychodzą mailem, awizo dostawy jest w PDF-ie, faktura wraca w innym formacie, a list przewozowy wędruje papierowo razem z ładunkiem. Każda z tych informacji musi być gdzieś przepisana, zaksięgowana, zweryfikowana. Przez im więcej rąk i systemów przechodzą dane, tym większe ryzyko, że pojawią się błędy kosztowne finansowo i wizerunkowo.
Jednocześnie branża TSL ma specyficzną cechę – ogromne tempo działania.
Magdalena Linowska, Key Account Manager w EDITEL S.A. komentuje: „Spedytor jednego dnia obsługuje kilkudziesięciu kontrahentów z różnych krajów, a każdy z nich pracuje w innym systemie, na innym formacie dokumentu i z innymi wymaganiami dotyczącymi rozliczeń.”
W transporcie międzynarodowym dochodzą do tego procedury celne, różne języki i przepisy fiskalne. Excel sobie z tym nie poradzi. Człowiek – też nie zawsze.
W efekcie chaosu komunikacyjnego pojawiają się puste przebiegi, opóźnienia rozładunku, reklamacje, gubiące się dokumenty, a co za tym idzie – niezadowolenie klienta i ryzyko jego straty. Można temu zapobiec.
Jak wyjść z papierowego chaosu w logistyce? EDI to pierwszy etap
Elektroniczna wymiana danych w logistyce (EDI) to system, który zastępuje maile, telefony i papier ustandaryzowanym przepływem dokumentów między systemami partnerów biznesowych. Zamówienia, awiza, faktury, potwierdzenia odbioru – wszystko jest przekazywane automatycznie, w tym samym formacie.
Wdrożenie EDI w logistyce:
- skraca czas obsługi zlecenia z kilkunastu minut do kilkudziesięciu sekund;
- eliminuje błędy wynikające z ręcznego wpisywania danych do systemu;
- integruje się z ERP, WMS i TMS, więc magazyn, transport i księgowość otrzymują te same, aktualne informacje;
- działa globalnie – ten sam standard rozumieją kontrahenci na rynku globalnym, a współpraca z nimi przyspiesza.
Dlatego coraz więcej firm logistycznych podejmuje współpracę z partnerami takimi jak EDITEL. Grupa działa od ponad 40 lat, w ponad 20 krajach i specjalizuje się w wymianie danych w łańcuchu dostaw. Wdrożenie EDI z takimi ekspertami przebiega sprawnie i pozwala w krótkim czasie zoptymalizować procesy typowe dla TSL. A to dopiero początek dostępnych rozwiązań cyfrowych.
Czym jest eCMR i dlaczego warto pożegnać papier w kabinie? Drugi etap
eCMR to cyfrowy odpowiednik papierowego międzynarodowego listu przewozowego CMR. Jest w pełni zgodny z wymogami prawnymi i zapewnia aktualizację statusu w czasie rzeczywistym.
Załadowca, kierowca i odbiorca pracują na tym samym dokumencie. Każde zdarzenie – załadunek, przeładunek, uszkodzenie towaru, podpis przy odbiorze – jest rejestrowane od razu i widoczne dla wszystkich stron. Nie trzeba czekać, aż papier wróci do siedziby, żeby wystawić fakturę. Fakturowanie potransportowe przyspiesza, a spory z klientami można rozstrzygać na podstawie udokumentowanych danych, a nie domysłów.
Co z e-fakturowaniem w logistyce? KSeF, Peppol i ViDA na horyzoncie – trzeci etap
ViDA (VAT in the Digital Age) to unijna regulacja, w ramach których od 2030 roku zostaną wprowadzone obowiązkowe e-fakturowanie i e-sprawozdawczość VAT dla wszystkich transakcji transgranicznych w UE.
Dla branży logistycznej to spore wyzwanie, bo wystawianie faktur kontrahentom z wielu krajów to standard, a każdy z nich może mieć własne wymogi formatu. Ten proces również można scyfryzować, np. dzięki współpracy z EDITEL. Firma obsługuje cały łańcuch dokumentów (zamówienie → dostawa → faktura), jest certyfikowanym Peppol Access Point i prowadzi Centrum Kompetencyjne ViDA, które wspiera firmy we wdrażaniu nowych standardów.
Jak zatem widać firmy logistyczne mogą krok po kroku odchodzić od startych, excelowych standardów – od wprowadzenia EDI, przez eCMR aż po e-Fakturowanie. Aby zaplanować ten proces w rozsądny sposób, warto skonsultować się ekspertami i świadomie rozpocząć drogę do zmiany.
